為何新鮮人常被酸「連email都寫不好」?過來人:看信裡有沒有這4點,秒懂這人會不會工作

2018-06-28 08:30

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不分公司內外,只要光看對方電子郵件的寫法,就知道這個人會不會工作。讓人一目了然的電郵,包括以下四個要點:

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① 標題寫清楚

有些人寄來的電郵,標題只寫「辛苦了」或「我是○○公司的某某」,但這種標題無從得知你是為了什麼事情來信;再說只要看寄件人,就知道這是誰寄來的信了,為何還要寫兩次呢?對於忙碌的人來說,這種無法從標題得知內容的來信真的很麻煩,點閱的優先度也會下降。有鑑於此,各位的信件標題應該寫得清楚、簡潔,當內容主題隨著信件往返改變時,就該更改標題。

舉個例子,當你發出了標題為「開會時間調查」的電郵,收到與會者的回信後,若你只是單純回覆,標題就會變成「Re:Re:開會時間調查」,收件者無法直接從標題得知,開會時間到底確定了沒。

這種時候,大家只要把標題改成「開會時間已確定【7/6(三)14:00】」,收件者就不需要打開信件,便能知道會議時間,十分方便

② 正文內容從結論破題

即便只是想調查開會時間,還是會有人像寫作文一樣,滔滔不絕地從「為何要開此次會議」、「委託人的想法」、「希望能有什麼成效」等不相干的主題談起。這種流水帳式的信件在商場上是大忌,因為收件者想知道的只是「此次會議與何種主題有關」,以及「對方希望自己做些什麼」。

儘管一般信件的開頭都會稍微寒暄,不過打完招呼後就該馬上進入正題,並且以結論破題,讓對方在第一時間知道你要幹嘛。

③ 以條列式寫出候補選項

舉個例子,在調查開會時間的信件中,若一長串地寫出「開會時間暫定7月4日(一)、6日(三)下午或11日(一)上午,不知大家哪個時間比較方便?」就顯得拖泥帶水不好懂;但如果改成條列式,大家一看就知道有哪些時間可供選擇。列出條列選項時,可使用「●」讓選項更加清楚(目的在於讓人一眼注意到選項,因此不適合使用太小的「‧」或容易與圈號搞混的「○」)。

④ 善用換行或項目符號讓郵件更清楚

電子郵件本來就是迅速告知對方重要事項的工具,因此寫法也應該力求簡潔。在同一個段落裡的逗號或句號處換行,是基本原則。此外,以條列式提及日期或成員等相關資訊時,一般不會使用辨識度較低(意即線條較細)的引號(「」),而是使用【】凸顯該資訊的存在,如此一來,對方就能一眼看見你的重點。

下面的電郵內容,便是依據上述4個要點寫成的範例,供大家參考。只要在寫信時多用點心,就能大大提升你的傳達能力,下次就試著這麼寫看看吧。

標題:開會時間調查

正文:

○○部長 您好:

我想針對暑期企畫的展覽會安排一場會議,

請就以下三個時間,告知您方便的時段。

● 7/4(一)10:00~17:00

● 7/6(三)13:00~16:00

● 7/11(一)10:00~15:00

煩請於【6/28(二)17:00】前回覆,感謝!

以電子郵件通知會議時間變更時……

NG →「關於本次安排在星期二的會議,因多人提出星期○較方便……。」

OK →「此次會議將改至星期○,若時間不方便,煩請告知,謝謝。」

作者|神戶美德, 小早川優子

神戶美德(かんべみのり):神戶大學法學院畢業,英國Edinburgh’s Telford College Illustration with Design HNC學程修畢,日本Globis大學商學院(Globis University Graduate School of Management)工商管理碩士(MBA) 。

小早川優子: 慶應義塾大學商學院「個案分析授課法研究普及室」認證講師,慶應義塾大學研究所經營管理研究學科經營學碩士,美國哥倫比亞商學院工商管理碩士(MBA)。

本文經授權轉載自遠流《這樣下指令,工作急.展.開!》
責任編輯/陳憶慈

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