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做事常被打斷或分心?美國行為大師分享保持專注的4個方法,不用再怕被干擾!

早上起床,你做的第一件事是什麼?相信很多人都會拿起手機,檢查各種訊息和通知。手機已經成為我們生活中不可或缺的一部份,但是,它同時也是最主要的「干擾」來源。美國行為大師 Nir Eyal 認為,如果我們不學會放下手機,保持專注,我們再也沒有時間思考與創新。

Eyal 熱愛心理學、科技與商業的研究,也從事寫作、諮詢與教學,同時還是美國多家新創公司的顧問。Eyal 很了解我們是如何養成特定習慣的,畢竟他給新創公司的建議,就是如何打造讓人上癮的產品與服務(例如:社交網站與手機遊戲)。而且,他還寫了一本名為《鉤癮效應:創造習慣新商機》(Hooked: How to Build Habit-Forming Products)的書。

Eyal 近來在研究如何培養另外一種習慣;「在工作時保持專注」。他認為,在人工智慧遲早會取代大部分工作的時代,人類可以從事的只剩下那些需要高度專注力與創意的工作。因此,學會「保持專注」將是一項必要的技能。

創新點:不要為電郵做複雜的分類,簡單分成「什麼時間該完成」讓我們能夠在特定的時間才開始專注處理這些電郵,而不是隨時都被「打擾」。

本文獲 First Round Review 授權進行編譯,原文為《Hack Back Distractions with Tactics from This Behavioral Designer》

1.填滿我們的行事曆,讓我們能夠專注在需要完成的工作上

Eyal 常聽到他人埋怨新技術讓他們分心,社交網站的吸引力導致他們無法好好工作。但是,當他要求這些人讓他看看他們的行事曆時,上面很常是空無一物的。

Eyal 認為,在這個時代,如果我們不預先規劃我們的時間,其他的人或事,就會為我們填滿每天的時間。

因此,要「保持專注」,我們首先要從規劃行事曆。從我們起床那刻開始,一直到我們準備睡覺,每一天的每一分鐘都應該被規劃。當然,這並不代表我們不能做規劃以外的事,但是,如果我們不規劃,那我們就一定無法完成我們想要的事。

很多時候,我們會認為我們一定會記得有什麼事需要完成,所以沒有必要將它寫入行事曆。但是,Eyal 說:「知道要完成什麼,和真的投入時間去將它完成,是兩件截然不同的事。」

這是因為我們都只重視「產出」而忽略了每一項成功的產出,都需要我們花費時間去關注。假設我們需要完成一份重要的簡報,我們可能會被數不盡的因素所影響。這些因素裡面有得可控、有得不可控,但是我們唯一能確定的是,我們可以先規劃出足夠的時間,以關注這些因素。

要確保我們能夠「事事規劃」,我們可以準備一個可以每週重複使用的行事曆模板。在這個模板上,我們首先要預留時間給需要專注力的工作。因為,這些工作需要的時間最容易被瑣碎的雜事排擠(例如:回 Email、開會、和同事及工作夥伴喝咖啡)。

Eyal 認為,如果我們有必須要不被打擾才能完成的工作(例如:專案規劃、撰寫報告),那我們就一定要將這些工作放到我們的行事曆上。否則,我們將不會找到時間去專心處理這些事。

另外,將要做的事寫到行事曆還有一個好處,就是讓我們不用想,就知道接下來要做些什麼。我們很常在要開始工作時,花很多的時間思考要先處理哪件事。透過先規劃好處理事情的時間,我們就能夠養成習慣,在某個時間做某件事。這樣,我們可以確保不會遺漏任何重要的事,在要開始處理任何事情時,也不需要浪費時間思考順序。

2. 運用簡單而明確的訊號,讓同仁知道我們何時不想被打擾

「規劃行事曆」是讓我們「保持專注」的第一步,但是,我們難免還是會受到很多外部干擾而分心。這些干擾包括電話、電郵、各種手機上收到的通知、以及同仁忽然要「問一個問題」。

Eyal 認為,如果我們不設法避免這些干擾,我們就不能「保持專注」的工作。因此,Eyal 建議了一些很簡單的方法來解決這些「外部干擾」。

在美國,因醫療相關而死亡的前三大因素是心臟病、癌症、以及處方錯誤。每年,共有 400,000 名病人因為藥物的份量或類別錯誤而照成傷害,但是,大部份的醫療機構都將這件事當成是無可避免的人為疏失。

但是,美國加州大學舊金山分校 (UCSF) 醫院中的幾位護理師就決定深入的研究這個問題,並找出解決方案。經過他們的研究後發現,護理人員每次在給藥時,平均都會被干擾 10 次,而這正是導致處方錯誤的最大原因。

試想,當一名護理人員在數十種藥物中,要找出病人需要的藥,或是在專心數每位病人需要多少顆藥的時候不停的被打擾,我們就可以了解出錯的機率會有多高。(如果還無法想像,我們也可以想像在數錢時,有一個人忽然問你一個問題,回答完問題後,很常我們就會忘了我們數到哪了!)

因此,他們用了一個很簡單的方法來解決這個問題。任何醫護人員在處理給藥相關事項時,都穿上一件紅色的外套,讓同仁知道這個時候不可以打擾他。透過這個簡單的方法,處方錯誤的問題就被減少了 88%。

Eyal 相信我們也可以利用同樣的方法來讓我們「保持專注」,特別是當我們身處在開放式辦公室,每為同仁隨時都能夠來找我們聊天的時候。老闆們都在需要專注時將他們辦公室的門關上。我們雖然沒有個人辦公室,但是,當我們需要專注處理某些事時,我們可以用某些訊號來告訴同仁們不要打擾我們。例如,我們可以貼一張紅色的便利貼在我們的螢幕上,並讓同仁們知道,看到紅色便利貼時,就代表我們在專注工作,不希望被打擾。

3. 將電郵簡單的分類為「今天」或「本週」,然後在規劃的時間內處理它們

解決了同仁的干擾後,我們就可以進一步的減少手機與電郵帶來的干擾。

Eyal 發現,雖然我們常常抱怨手機的通知非常惱人,但是,卻有三分之二的人,從來沒有調整過手機上任何的通知設定。Eyal 認為,我們只要花很少的時間,就可以移除一堆我們不需要的 App,同時減少被這些 App 的通知所打擾。

另外,一些工作用的通訊 App ,例如:Line 和 Slack 的群組,我們也應該關閉它們的通知功能。這些通知當然都很重要,但我們不需要每分每秒都被通知。

最好的處理方法,就是如上面所說的,規劃出時間去處理這些通知。例如,每半天我們可以規劃出 20 分鐘去檢視 Line 或 Slack 的訊息,然後回覆要處理的,而不是不停的被它們打擾。電話也是如此,如果我們的工作中需要大量的通話時間,那我們就應該特別為它規劃出時間,而不是即興式的處理。

當然,我們也應該為電郵規劃出特定的處理時間,但是,由於現代的工作會需要我們處理大量的郵件,Eyal 也特別為電郵處理提出了不同的做法。

首先,Eyal 認為當我們收到電郵時,我們就應該為電郵分類。這個類別,不應該分得太細(例如:用不同的公司部門、專案、或是工作類別),反而應該簡單的將電郵分類為「今天處理」以及「本週處理」就好。

如果我們不先為電郵分類,我們就會陷入重複的打開同一封電郵,然後決定要不要處理,然後再關掉電郵的迴圈。但是,當電郵被分類後,我們就可以在預先設定的時間內,去處理特定類別的郵件。

Eyal 習慣在每天規劃出一個很短的時段(例如:1 小時)去處理當天必須要回覆的郵件。然後,每週規劃一個比較長的時段(例如:3~4 小時)去處理當週需要回覆的郵件。而每個週一的下午,就是 Eyal  的電郵星期一。在那段時間內,Eyal 會專注在回覆當週需要處理的所有郵件。

Eyal 認為,這樣的規劃,有助於我們在其他時間「保持專注」,而不被不同的「外部干擾」影響。

4. 設定「開放時間」,讓我們可以減少干擾,同時可以發掘新的想法

除了同仁、電話、電郵、通知之外,我們不時還會被很多人邀約「聊天」或「喝咖啡」。這些人可能是我們的合作夥伴、廠商、客戶、甚至是長官們。Eyal 也不例外,在他出版了《鉤癮效應:創造習慣新商機》後,他發現有一堆的人想要請他「喝咖啡」。「如果我接受每一次的邀約,那我什麼都不用做了。」,Eyal 說。

因此,Eyal 在他的個人網站上公布的「開放時間」,任何人都能夠在那個時間區間內,預約 15 分鐘的和 Eyal 聊任何事。這樣做的好處是,Eyal 可以控制每週他花費多少時間「聊天」,不會因此影響他的「專注時間」。同時,也能夠透過這些「開放時間」和有需要的人聊聊,發掘新的想法與機會。

Eyal 認為,如果有人要找我們「喝咖啡」,那他們的事情一定不會太過緊急,所以等到下一次有空的「開放時間」再聊也不會照成任何問題。更重要的是,透過等待「開放時間」,也可以讓對方想清楚要討論的事。很多時候,對方會在見面前,就找出解決問題的方法。而這樣就更加減少 Eyal 的干擾了。

除此之外,這些「開放時間」也能夠用來解決和同仁的溝通問題。當我們發現一些電郵上的討論開始失焦,我們可以和大家說:「我這週有三段時間可以討論這些問題,不如我們大家那個時候再做更深的討論。」

Eyal 發現,很多時候,面對面的討論能夠節省很多我們浪費在來回電郵的時間。

在這個所有事情都講求「速度」的年代,我們常聽到「人類的專注力不如金魚」。希望我們能夠透過 Eyal 的分享,學會如何排除「外部干擾」,再次找到「保持專注」的方法。

作者/戴羽

本文經授權轉載自創新拿鐵,原標題:「分心」讓你困擾?美國行為大師教我們排除「外部干擾」,保持專注的 4 個絕招

責任編輯/郭丹穎

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