辦公桌/書桌總像颱風掃過?整理好也維持不了3天?現在開始培養的整理習慣3步驟

有報導指出,桌面越亂的人創造力越強,你剛好也是如此嗎?倘若創造力沒有跟著桌面的凌亂度成正比,那或許別再催眠自己,是時候該解放你的辦公桌了!

常常看到有些人將一堆的筆記、書面資料、便條紙通通散落在辦公桌的各個角落,越積越多堆得跟山一樣高,哪天突然想找一份文件,就得像愚公一樣慢慢挖山;若你建議「愚公」清理一下土推時,他的做法往往是拿個 L 夾把紙張通通扔進去!

只達到最表層的「看似有整理」並不是真正的整理,因為實際上你還是無法掌握 L 夾內的資訊,並在你需要時隨時提取、傳遞給他人;我們要練習「整理術」就是為了達到這個目的,這篇文章會介紹我是怎麼從整理的觀念養成,最後如何透過整理,提升生活的品質!

首部曲心法養成:什麼都想留=什麼都留不住

通常製造文件山、不善整理的人,內心會有一個隱藏設定,就是:「覺得每份文件都重要,所以全部留下來」實際上這個「將來」是幾天?幾個月?還是幾年?在他們心中也許是沒有答案的;整理不能僅止於表象之外,更不能有什麼都想留的想法,因為「什麼都留=什麼都留不住」,一兩張紙還好,但如果你堆積到跟山一樣高,就會發生開頭我們說的「找不到想要的資訊」這種問題。

像這類「零碎的資訊、紙張」該如何開始整理呢?我建議用數位化的方式進行,推薦你用 Evernote、OneNote 等專業筆記應用軟體,或是最陽春的手機自帶備忘錄 App,順手拍張照就將資料保存成筆記,並寫下這份資料的用途、你附加的想法、或是加上「提醒事項」與「確認框框」,為你的下一步行動做準備。

同時你要善用筆記軟體都會有的「搜尋」、「標籤」、「分類」等功能,將這些零散的資訊歸檔,養成「隨時隨地,想到就記」的習慣,而不要拖延到疊成山了才開始整理。有些人會說這很難啊!我們下一節就來講講怎麼養成整理的習慣。

二部曲:設定自己的「內心整理契約」

使用整理工具並不難,難的是如何開始,我的做法是設定一個「內心整理契約」,先選定一個每天都會接觸到的小空間做起點;例如「辦公桌」,契約內容是:「規定下班前 5 分鐘,要把自己的辦公桌淨空,連一張紙都不能留,如果做不到就不能打卡下班!」

就這樣持續兩週,你會發現自己為了更早下班,會開始養成淨空的習慣,甚至不想拖到 5 分鐘,平時使用辦公桌時就會盡可能的避免弄亂、或隨手亂扔文件,由「空間整理」延伸到「時間管理」,好的整理習慣是會同時帶來兩大益處的!

接著就是將整理的「契約範圍」擴大,從自己的寢室、客廳、廚房、甚至是廁所都簽訂一份契約,久而久之會發現自己的生活步調變得高效、簡潔,原本整理的時間從 5 分鐘變成 30 秒(因為平常就不怎麼會弄亂了),因為契約帶來的改變,你會空出超多「零碎時間」能拿去做多更有意義的事:例如打開 Hahow 學習兩個單元的知識、或是多打兩場《傳說對決》(笑)。

三部曲:當你猶豫不決時,請用「自動倒數毀滅箱」

開始實踐整理術,一定會碰到一個問題,就是不知道這些雜物、文件是該丟還是不該丟,整理時常伴隨著許多猶豫不決,因此我自己有個小方法能驗證這些待確認生死的物品,就是製作一個「自動倒數毀滅箱」。

找個小箱子,把你不知道該不該扔的雜物、文件、便條紙,通通放進去,在手機上設定「兩週」或「一個月」的行事曆提醒:「該扔東西啦!」接著把箱子放到某個容易被遺忘的角落,忘掉它的存在;這招也適用在數位化的資訊,例如你可以在電腦中開一個邊緣人檔案夾,把不知道該不該刪的 PDF、JPG、PPT 通通丟進去。

如果這「兩週」或「一個月」你連想都沒想過這些雜物,代表它可能對你是可有可無的,不妨就扔了吧!這非常符合「斷捨離」的精神:「斷絕」不需要的東西,「捨棄」多餘的廢物,「脫離」對物品的執著,只是我們透過「時間」來驗證自己對一項物品的執著是否有這麼強烈。

這種做法常常幫我扔掉很多奇怪的小雜物,例如看電影附送的水壺、公司尾牙抽中的紀念品、或是沒有頭的公仔;但必須提醒您,別把男/女友送的定情物放進「自動倒數毀滅箱」,不然你也會迎來自己的毀滅喔!

最終目的是達到「心境」上的整理

整理帶來最終的效益是「心境上」的整理,由於我們的空間帶來極大的解放,你的工作效率相對也會提升不少,你會把時間花在更多溝通、交流、協作上,而非尋找、整理、歸檔;最終的結果是你的「思緒」與「溝通」將順暢無阻,例如對方跟你索取某份文件中的某項數據,你可以很快速的就從電腦中調出這份文件,回傳給對方,不會有拖泥帶水的舉動,久了大家自然會把你歸類為「可靠」的工作夥伴,對你的信賴度大大提升!

希望你已經開始心動,想要締結自己的「內心整理契約」了,祝你好運!

本文經授權轉載自Hahow好學校,原標題:解放你的辦公桌!現在開始培養的整理習慣三部曲

責任編輯/郭丹穎

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